Chuyên viên Khối vận hành

Hạn nộp hồ sơ:

25/01/2026

Số lượng tuyển

Hình thức:

Full time

Kinh nghiệm:

3 năm

Mức lương:

Thỏa thuận

Địa điểm:

TP HCM

Mô tả Công việc

Tổng hợp, kiểm tra, trình ký các tờ trình, hồ sơ, hợp đồng liên quan KVH của dự án cho Trưởng Bộ phận ký duyệt.
Tiếp nhận thông tin cần hỗ trợ từ dự án báo cáo trưởng bộ phận, giải quyết các thông tin trong chức năng.
Định kỳ tổng hợp báo cáo tháng của từng dự án in ấn và trình trưởng bộ phận ký và chuyển xuông BQL ký chuyển đến khách hàng.
Định kỳ download các báo cáo tuần của dự án tổng hợp nhanh gửi trưởng bộ phận
Thông báo, đặt lịch họp BĐH, KVH, giao ban, …
Tổng hợp nội dung cuộc họp của KVH làm biên bản họp
Hỗ trợ soạn thảo, chỉnh sửa, trình duyệt quy trình theo yêu cầu BGĐ
Hỗ trợ soạn công văn, thông báo
Hỗ trợ chỉnh sửa các biễu mẫu cần thiết theo yêu cầu BGĐ
Hỗ trợ chỉnh sửa ngân sách các dự án
Hỗ trợ gửi, chỉnh sửa các biễu mẫu, công văn, thông báo khi cần thiết
Hỗ trợ chỉnh sửa hồ sơ, tài liệu HNCD các dự án
Lên lịch, sắp xếp và đăng ký lịch làm việc, lịch họp cho Giám đốc KVH.
Nhắc nhở các BQL thực hiện cập nhật dữ liệu dự án lên hệ thống Cloud
Theo dõi tiến độ thực hiện công việc của Khối
Tổng hợp lưu trữ hồ sơ văn thư của KVH
Tổng hợp lịch công tác, phiếu công tác của Khối
Hỗ trợ các công tác khác của Khối: xác nhận chấm công, cập nhật hồ sơ lưu trữ trên Cloud
Nhắc nhở các dự án thục hiện đề xuất, tờ trình BQT/CDT/IPS về các hạng mục tổ chức sự kiện định kỳ, trang trí giáng sinh, tết, trung thu.
Theo dõi cập nhật công việc đã thực hiện nhắc nhở đôn đốc và báo cáo.
Chuẩn bị kế hoạch, tiến độ triển khai công việc khi tiếp nhận bàn giao dự án mới.
Hỗ trợ nhận bàn giao dự án mới.
Tạo tin báo cáo công việc BĐH trên bitrix.
Phối hợp, hỗ trợ các Phòng ban (Phòng QLCL, P.Kỹ thuật) triển khai các công tác của Khối: gửi mail, làm thông báo, form mẫu,….
Một số công việc khác được phân công bởi Giám đốc Khối Vận hành

Yêu cầu:

Bằng Cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Thư ký, Quản trị Văn phòng, Quản trị Kinh doanh, Luật hay các ngành nghề liên quan
Ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý/ Thư ký
Có Chứng chỉ Quản lý vận hành tòa nhà
Thành thạo vi tính văn phòng;
Nhanh nhẹn, siêng năng;
Cẩn thận, có trách nhiệm trong công việc;
Có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng xử lý tình huống;
Có khả năng đưa ra quyết định độc lập và làm việc theo nhóm, chịu được áp lực công việc