CƯ DÂN KHÔNG THỂ THAM DỰ HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ CÓ ĐƯỢC ỦY QUYỀN KHÔNG?

Hội nghị nhà chung cư (HNNCC) đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển và môi trường sống của toàn khu dân cư. Đây chính là nơi mỗi chủ sở hữu căn hộ trực tiếp thực hiện quyền dân chủ của mình: Thảo luận, bỏ phiếu quyết định các vấn đề sát sườn như bầu Ban quản trị (BQT), duyệt kế hoạch tài chính, quỹ bảo trì, cũng như quy định sống chung hàng ngày.

Tuy nhiên, trong thực tế sinh hoạt, không ít cư dân vì lịch trình công tác dày đặc, vướng việc gia đình hoặc bận công việc đột xuất nên không thể trực tiếp có mặt tại hội trường. Rất nhiều câu hỏi được gửi về cho Ban quản lý: "Tôi vắng mặt thì có được nhờ người khác đi họp hộ không?", "Nếu đi họp thay thì phiếu bầu đó có hợp lệ không?", "Thủ tục ủy quyền cần chuẩn bị những gì để không bị từ chối ở bàn check-in?"

Bài viết dưới đây từ Ban quản lý sẽ giải đáp chi tiết tất cả những thắc mắc trên giúp anh chị cư dân dễ dàng nắm rõ quy định và thực hiện quyền lợi của mình một cách nhanh chóng nhất.

Góc Nhìn Pháp Lý: Vắng Mặt Tại HNNCC Có Được Ủy Quyền Không?

CÂU TRẢ LỜI LÀ: HOÀN TOÀN ĐƯỢC.

Căn cứ theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư (ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD của Bộ Xây dựng) và các quy định của Luật Nhà ở, chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư nếu không thể tham dự HNNCC hoàn toàn có quyền ủy quyền cho một cá nhân khác thay mặt mình tham dự, phát biểu ý kiến và thực hiện quyền biểu quyết.

Việc quy định cơ chế ủy quyền mang lại hai ý nghĩa rất quan trọng:

1. Đảm bảo quyền lợi cá nhân của cư dân: Giúp tiếng nói và mong muốn của anh chị đối với tài sản của mình vẫn được thể hiện thông qua người đại diện, ngay cả khi anh chị đang ở xa.
2. Đảm bảo tính hợp pháp cho cuộc họp: Theo quy định, một kỳ HNNCC (đặc biệt là HNNCC lần đầu hoặc bất thường) chỉ đủ điều kiện tiến hành khi đạt tỷ lệ đại diện tham dự tối thiểu (từ 30% - 50% tổng số căn hộ). Nhờ có các lá phiếu ủy quyền hợp lệ, tòa nhà mới có thể tổ chức hội nghị thành công mà không phải hoãn lại nhiều lần gây tốn kém chi phí và thời gian của cộng đồng.

Chủ Sở Hữu Có Thể Ủy Quyền Cho Những Ai?

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch và an toàn cho hội nghị, pháp luật cho phép chủ sở hữu căn hộ linh hoạt lựa chọn người nhận ủy quyền thuộc các nhóm sau:

• Chủ sở hữu khác trong cùng tòa nhà: Anh chị có thể ủy quyền cho hàng xóm hoặc một chủ căn hộ khác cùng sinh sống trong khu chung cư – những người cũng có chung mối quan tâm về chất lượng quản lý vận hành.
• Người đang trực tiếp sử dụng căn hộ: Vợ, chồng, con cái (đã đủ tuổi thành niên), cha mẹ sống cùng hoặc chính vị khách đang thuê căn hộ của anh chị. Họ là những người nắm rõ nhất thực trạng sinh hoạt hàng ngày tại tòa nhà nên việc ủy quyền cho họ là rất thực tế.

⚠️ Một số lưu ý quan trọng khi chọn người ủy quyền:

• Để tránh tình trạng nhầm lẫn khi đếm phiếu biểu quyết, mỗi căn hộ chỉ nên lập 01 Giấy ủy quyền cho 01 người đại diện duy nhất trong cùng một kỳ hội nghị.
• Người được ủy quyền sẽ đại diện cho anh chị biểu quyết dựa trên diện tích sở hữu căn hộ ghi trong giấy tờ pháp lý.

Như Thế Nào Là Một Giấy Ủy Quyền Hợp Lệ? 

Thực tế tại các kỳ hội nghị cho thấy, không ít cư dân vì chủ quan đã nhắn tin qua Zalo, gửi email cá nhân hoặc nhờ miệng hàng xóm đi họp giúp. Tuy nhiên, khi đến bàn đón tiếp, Ban tổ chức buộc phải từ chối xác nhận tư cách tham dự vì không đúng quy định pháp luật.

Để giấy ủy quyền có đầy đủ hiệu lực pháp lý và được chấp thuận ngay lập tức, anh chị chỉ cần đảm bảo các yếu tố sau:

Hướng Dẫn Nhanh: 3 Bước Làm Thủ Tục Ủy Quyền

Để việc ủy quyền không trở thành một thủ tục rườm rà hay tốn thời gian, Ban quản lý tòa nhà luôn chủ động tối ưu hóa quy trình hỗ trợ cư dân theo các bước đơn giản:

Bước 1: Lấy mẫu Giấy ủy quyền chuẩn

Cư dân có thể dễ dàng nhận mẫu Giấy ủy quyền do Ban quản lý chuẩn bị sẵn thông qua các kênh:

• Lấy bản in trực tiếp tại Bàn Lễ tân tòa nhà / Văn phòng BQL.
• Tải file mẫu được đính kèm trong Email thông báo mời họp.
• Tải trực tiếp file PDF/Word từ mục Thông báo trên App cư dân.

Bước 2: Điền thông tin & Ký tên

Chủ sở hữu điền đầy đủ thông tin căn hộ, thông tin người đi họp thay và ký ghi rõ họ tên vào mục Bên ủy quyền.

Bước 3: Gửi lại cho Ban tổ chức

• Cách 1: Nộp lại bản gốc cho Lễ tân tòa nhà trước ngày diễn ra hội nghị từ 1 - 2 ngày để Ban quản lý đối soát trước.
• Cách 2: Đưa bản gốc Giấy ủy quyền cho người đi họp thay mang theo kèm CCCD gốc để xuất trình trực tiếp tại bàn Check-in vào ngày diễn ra sự kiện.

Mỗi lá phiếu biểu quyết của cư dân – dù được bỏ trực tiếp hay thông qua đại diện ủy quyền – đều đóng vai trò quyết định đến chất lượng không gian sống, tính minh bạch tài chính và giá trị tài sản lâu dài của chính anh chị. Sự tham gia đông đủ của cộng đồng chính là nền tảng vững chắc nhất để xây dựng một chung cư an toàn, văn minh và đáng sống.

Nếu anh chị vẫn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến thủ tục điền Giấy ủy quyền hay quy trình tham dự Hội nghị nhà chung cư, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng Ban quản lý hoặc gửi tin nhắn qua App cư dân để được hỗ trợ chu đáo nhất.